论文word排版小窍门(8)——参考文献引用

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论文word排版小窍门(8)——参考文献引用
相信很多同学对于管理参考文献的知识并不了解,因为在写论文的时候并不会参考太多的参考文献,这里我想和大家说明白,如果想写出好文章,阅读一定数量的参考文献是必须的,少则几十篇,多则上百篇,如此数量的参考文献自然少不了参考文献的管理工具,这个工具提供了相当丰富的功能,如笔记、文献分类、批量下载、自动引用、文献格式转换等功能。下面我就以NoteExpress为例进行讲解。

1.1    NoteExpress软件介绍

常用的文献管理软件有Endnote、Notefirst、Mendeley、NoteExpress、Zotero等,NoteExpress是北京爱琴海软件公司开发的一款专业级别的文献检索与管理系统,其核心功能涵盖“知识采集,管理,应用,挖掘”的知识管理的所有环节,是学术研究,知识管理的必备工具,发表论文的好帮手。NoteExpress作为一款国产文献管理软件,其存在多方面的优点,推荐各位同学使用。

(1)NoteExpress为国产软件,界面全中文,易学易用

(2)中文文献将是撰写毕业论文需要查阅的主体,其对中文文献的良好支持势必会减少我们在文献管理的工作量,另外许多国内杂志的文献格式都已具备,不用自己花精力去编辑,方便我们针对不同的期刊的参考文献格式进行快速调整

(3)NoteExpress对文献的管理分类更清晰,例如,可以根据个人数据库里已录入的文献中的作者、关键词进行整理,方便我们随时查阅

美中不足的是NoteExpress是一款单机版的软件,不具备网络同步的功能。但是这个问题我也提出了解决方案,具体可以参考“文件同步和备份”。

NoteExpress软件下载地址:下载地址

1.2    NoteExpress使用教程

NoteExpress使用起来很简单,我这里提供了一份简单又实用的教程,只需要20分钟,即可熟练操作该软件,教程和软件版本有些不匹配,不过没关系,不影响学习。请去百度云自行下载,地址:教程下载,密码:5w99。(如果无法在线观看或下载,请保存至自己的百度云再下载)。

这里我只讲解导入文献的步骤,其他步骤参照学习文档。

(1)打开NoteExpress软件

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(2)新建数据库,设置数据库名、路径等其他配置信息。点击“确定”。

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(3)右击“题录”,选择“添加文件夹”。新文件夹命名为“文献”。

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导入文献有三种方式,一种是以文件的方式导入进来,如pdf格式的论文,该方法会自动识别论文中的作者、题名、年份等信息,并且会把论文文件和数据库的记录进行关联,但有时候也识别的不准确;第二种方式是以题录的方式导入,题录只包含了论文的基本信息,如摘要、作者、题目等,不包含全文,如果需要全文,则需要进行下载或关联;第三种是直接通过在线检索将符合要求的记录一键添加到文件夹中,当然这里导入的也仅仅是题录,不包含全文。下面对这三种方法一一讲解。

1.2.1  导入文件

如果你的论文全文都已经下载好了,推荐你使用该方式,但是要注意,将不同类型的论文分开导入,如期刊和学位论文分开导入。

(1)右击“文献”文件夹,选择“导入文件”,“添加文件”是指添加单个论文文件,“添加目录”是指批量添加某个目录下的所有论文文件,“题录类型”代表导入论文的类型,这一定要选择准确,因为不同的论文类型对应着不同的文件格式,NoteExpress需要通过“题录类型”来提取论文中的题录。点击“导入”。

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(2)导入后,会显示如下界面,只有年份、作者、标题这些信息显示出来的记录才能算是正确导入的记录,如果缺了某一项,说明提取题录失败,这条记录必须删掉,否则生成参考文献引用时会出错。Ps:导入文件后大家别着急,显示出题录信息可能需要一段时间,大家耐心等等,提取出年份、作者等信息需要一段时间。

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导入的论文文件将在“演示.Attachme”文件夹中存放。

1.2.2  导入题录

题录指检索类刊物中描述文献外部特征 (题名、著者、出处等) 的条目,即将图书、报刊等刊物中的论文篇目按照一定的排检方法编样,供人们査找篇目的出处。题录的著录项通常包括:篇名、著者(或含其所在单位)和来源出处,无内容摘要。将一系列题录有序排列,即构成“目录”或“文献通报”。

(1)下载题录,去知网或者其他网站搜索适合的论文,并勾选,点击“导出/参考文献”。

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(2)选择NoteExpress,并点击“导出”。

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(3)下载.net格式的文件。

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(4)选择“导入题录”。

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(5)过滤器选择“NoteExpress”,这里的过滤器类型有很多种,不同的文献数据库可以导出不同的题录格式,NoteExpress基本支持所有格式。

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(6)点击“导入”,这个速度是很快的,效果也很好。这种方法只会导入题录,不关联全文。

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1.2.3  在线检索

(1)点击工具栏的“在线检索”功能。选择一个数据库。

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(2)输入检索字段,进行检索。

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(3)选择“保存勾选的题录”,选择文件夹,点击确定。

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(4)结果如下,这种方法比较推荐,配合校园网,可以批量下载论文,非常方便。

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3.1    参考文献引用

通过NoteExpress软件在论文里插入参考文献,不仅使得NoteExpress管理的参考文献和论文进行了绑定,而且可以方便的批量更新论文中的参考文献,如删除某一个文献时,参考文献的编号同时进行更新。安装NoteExpress软件后,NoteExpress插件会自动集成到Word中,本教程主要使用该插件引用参考文献。

(1)在NoteExpress软件中选择一个需要插入的参考文献记录。

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(2)将光标定位在论文中需要引用该参考文献的地方,点击“插入引文”。

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(3)如果需要在文献1引用位置之前插入新的文献,则将光标定位在文献引用的地方,按照(1)(2)步骤插入参考文献,会发现,原来文献1的序号更新为2,这就是NoteExpress引用参考文献的优势,可以自动更新文献编号。

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(4)如果想更改参考文献的格式,点击word工具栏的“NoteExpress”->“格式化”。

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(5)以上教程使用的是“增加DOI号的中华人民共和国国家标准”,也是国内多数学校毕业论文参考文献的主要编排格式。更换参考文献样式,“选择输出样式”选择“Author-Date(multilingual)”,发现word中的参考文献样式做了批量转换,并且引用地方也做了转换。

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(6)注意,参考文献部分为NoteExpress自动生成的,不要随便剪切或者修改,否则会影响软件对参考文献及其引用的自动更新。如果觉得参考文献需要换页,则在前面插入分页符即可。

(7)如果想要删除某个参考文献,如删除引用1,则将光标定位在正文中引用文献的地方。

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(8)点击Office Word工具栏中NoteExpress ->“编辑引文”。

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(9)选中该参考文献,点击“删除”并“确定”,发现文献1及其引用已经被删除,并且,后续参考文献的编号已经更新。

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(10)删除参考文献时,切忌直接删除引用或者参考文献,这样会导致自动更新失效。

(11)如果引用参考文献的地方同时有多个文献,可以在引用参考文献的后面继续插入引文。将光标定位到文献1的引用位置。

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(12)按照步骤(1)(2)继续添加引文。

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